Pravila privatnosti

Datum posljednjeg ažuriranja: 5.2.2025.

1. Uvod

Ovim dokumentom želimo vam jasno i transparentno objasniti koje osobne podatke prikupljamo i obrađujemo kada posjećujete našu web stranicu, rezervirate smještaj i boravite u našim objektima,koristite naše usluge ili komunicirate s nama iz nekih drugih razloga. 

U Obavijesti o privatnosti saznat ćete: koje vrste vaših osobnih podataka prikupljamo, svrhe u koje ih koristimo, pravne osnove za navedene obrade, rokove koliko dugo podatke zadržavamo, s kim ih dijelimo te kako možete ostvariti svoja prava vezana uz te obrade. 

2. O nama – kontakt

RETOI d.o.o.
Trumbićeva obala 18, 21000 Split
OIB: 76399721037

Službenik za zaštitu podataka: 

dpo@ambasadorsplit.com

3. Vrste osobnih podataka koje prikupljamo

Podaci koje prikupljamo i obrađujemo ovise o Vašem odnosu s nama i razlozima naše komunikacije.

Kategorije osobnih podataka koje prikupljamo, s primjerima za svaku kategoriju:

  • Identifikacijski podaci
    • Ime i prezime, datum rođenja, spol, broj i vrsta identifikacijskog dokumenta, nacionalnost, država rođenja, mjesto boravka, registracija automobila (u slučaju korištenja parkinga)
  • Kontakt podaci
    • Adresa, e-mail adresa, telefonski broj
  • Financijski podaci
    • Podaci o plaćanju i broju računa, podaci o kreditnoj kartici (broj kartice, CVC, datum isteka)
  • Podaci o boravku i korištenju usluga
    • Period boravka, broj i tip sobe, broj odraslih gostiju, broj i dob djece, datum, vrsta i cijena usluge koju ste koristili (konzumacija hrane i pića, wellness usluge, transferi, rezervacija stola)  
  • Snimke sustava video nadzora  
  • Tehnički podaci o uređaju 
    • IP adresa, podaci o prijavama, podaci o lokaciji, vremenskoj zoni, vrsti i verziji preglednika, operativnom sustavu i drugi podaci o uređaju koji koristite da biste pristupili našoj web stranici
  • Podaci o korištenju
    • Podaci o tome kako i na koji način koristite našu web stranicu, proizvode i usluge.  
  • Marketinški podaci
    • Podaci o vašim preferencijama kontaktiranja.
  • Podaci o Vašim preferencijama
    • Podaci o tome kakvu sobu želite, vrstu posteljine i slični posebni zahtjevi.

Posebne kategorije osobnih podataka

  • Posebne kategorije osobnih podataka su podaci o rasi, etnicitetu, vjerskim ili filozofskim uvjerenjima, seksualnoj orijentaciji, političkim stavovima, članstvu u sindikatu, podaci o Vašem zdravlju, genetski i biometrijski podaci. 
  • U pravilu ne prikupljamo ove vrste podataka, osim u sljedećim iznimnim slučajevima:
    • Prikupljamo i obrađujemo Vaše podatke o zdravlju koje se odnosi na alergije, ako ste nas na to upozorili, i to isključivo s Vašom izričitom privolom; 
    • U okviru pružanja usluge spa i wellnessa prikupljamo podatke koje se odnose na Vaše zdravstveno stanje s ciljem utvrđivanja indikacija i kontraindikacija za tretmane u svrhu pružanja zdravstveno sigurno usluge, i to isključivo s Vašom privolom 
    • Ako ste Vi javno objavili neke od navedenih podataka.

4. Svrhe prikupljanja podataka i pravne osnove

Rezervacija smještaja i boravak u objektima

Svrha obrade Vrsta podataka Pravna osnova

Rezervacija smještaja

Rezervacija datuma boravka, odabir objekta i tipa sobe, izbor uvjeta plaćanja.

Slanje potvrde o rezervaciji

Upravljanje rezervacijama

Izrada dokumentacije u skladu s računovodstvenim propisima

Komunikacija prije dolaska gosta

 

Identifikacijski podaci

Kontakt podaci

Financijski podaci

Podaci o vašim preferencijama

 

Postupanje u skladu s pravnom obvezom

Sklapanje i izvršavanje ugovora

Registracija (check-in) / Odjava (check-out) i povezane radnje

Upis i odjava gosta, dodjela soba. Upis gosta u internim sustavima, povezivanje s traženim ponudama i uslugama.

Upis obveznih podataka u sustav e-Visitor.

Upisivanje podataka o preferencijama i zahtjevima gosta te mogućnostima daljnje komunikacije.

Korištenje parkinga, čuvanje prtljage

 

Identifikacijski podaci

Kontakt podaci

Financijski podaci

Podaci o vašim preferencijama

Podaci o boravku i korištenju usluga

Marketinški podaci

Registracijska tablica automobila

 

Postupanje u skladu s pravnom obvezom.

Izvršavanje ugovora.

Legitimni interes (vođenje evidencije o gostima, komunikacija i upravljanje poslovanjem.)

Privola (pretplata na newsletter)

Rezervacija i korištenje usluga za vrijeme boravka

Korištenje restorana, barova, welnessa

Rezervacija i organizacija transfera. 

 

Identifikacijski podaci

Kontakt podaci

Financijski podaci

Podaci o vašim preferencijama

Podaci o boravku i korištenju usluga

Posebne kategorije podataka

 

Izvršavanje ugovora.

Legitimni interes (vođenje evidencije o gostima, komunikacija i upravljanje poslovanjem).

Izričita privola (podaci o zdravlju za korištenje welnessa)

Video nadzor

Korištenje sustava video nadzora u svrhu zaštite osoba i imovine

 

Snimka sustava video nadzora

 

Legitimni interes (zaštita osoba i imovine hotela)

Marketing, oglašavanje i korištenje web stranice

Izravni e-mail marketing

Slanje e-mailova gostu koji je boravio u hotelu, s obavijestima i ponudama o povezanim uslugama

Slanje e-mailova osobama koje su se prijavile na bilten s promotivnim materijalima i posebnim ponudama

 

Identifikacijski podaci (ime)

Kontakt podaci (mail adresa)

Preferencije

 

Legitimni interes (komunikacija s gostom, marketinška strategija)

Privola

Analitičko praćenje web stranice

Praćenje ponašanja posjetitelja web stranice u svrhu poboljšanja funkcionalnosti stranice, prepoznavanja interesa i optimizacije usluge.

 

Tehnički podaci

Podaci o korištenju

 

Legitimni interes (razvoj poslovanja, marketinška strategija, strateško planiranje).

Privola

Društvene mreže

Komunikacija putem profila na društvenim mrežama.

 

Identifikacijski podaci, Kontakt podaci

 

Sklapanje i izvršavanje ugovora.

Legitimni interes (komunikacija s gostima, upravljanje očekivanjima gostiju, marketinška strategija

Oglašavanje

Priprema i slanje oglasa, praćenje učinkovitosti poslanih oglasa.

 

Identifikacijski podaci, Kontakt podaci, Podaci o korištenju, Marketinški podaci, Tehnički podaci, Podaci o preferencijama

 

Privola (re-targeting).

Legitimni interes (praćenje učinkovitosti oglasa, poslovno planiranje, izrada marketinških kampanja i strategije poslovanja

4.1. Kolačići

5. Rokovi zadržavanja podataka

Vaše podatke zadržavamo samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe zbog kojih se osobni podaci obrađuju.

  • Osnovne podatke o boravku gostiju čuvamo do pet godina nakon boravka, sukladno zakonskim rokovima zastare, a podatke u sustavu e-Visitor moramo čuvati 10 godina.
  • Podatke vezane uz usluge koje koristite tijekom boravka, za koje nemamo zakonsku obvezu čuvanja,  brišemo i uništavamo najkasnije  60 dana od završetka boravka (npr. podaci o čuvanju prtljage, korištenju parkinga, welnessu, alergijama i zdravstvenom stanju)
  • Podatke o transferima koje organiziramo za vas čuvamo najviše godinu dana
  • Podatke koji se odnose na računovodstvene propise čuvamo 11 godina, sukladno zakonskim obvezama. To uključuje račune koji mogu sadržavati i Vaše osobne podatke.
  • Podatke koji se odnose na videosnimke nadzora čuvamo najviše 60 dana. 
  • Podatke koje prikupljamo na temelju privole (npr. e-mail newsletter) čuvamo do povlačenja privole.

6. Primatelji i izvršitelji obrade

Vaše osobne podatke nikada ne prodajemo niti ih dijelimo s trećim stranama u svrhu oglašavanja njihovih usluga. 

U određenim slučajevima će postojati zakonska obveza ili poslovna potreba da vaše podatke podijelimo s trećim stranama ili da oni imaju pristup podacima u našim sustavima:

  • U slučajevima u kojima je potrebno podijeliti Vaše osobne podatke kako bismo mogli ispuniti ugovor u kojem ste Vi stranka; 
  • U slučajevima u kojima ste pristali na to da s trećim stranama podijelimo Vaše osobne podatke (npr. u slučaju korištenja kolačića); 
  • Sa sudskim, poreznim, revizorskim i drugim nadležnim tijelima, u slučajevima kada smo na temelju zakona i drugih propisa dužni podijeliti takve podatke (primjerice, na temelju zahtjeva poreznog tijela ili u vezi sa sudskim sporom); 
  • S pružateljima usluge plaćanja s kojima imamo sklopljene ugovore o obradi osobnih podataka; 
  • S pružateljima IT usluga čije sustave koristimo u našem poslovanju, s kojima imam sklopljene odgovarajuće ugovore o obradi podataka (npr. PMS sustav za rezervacije, mail sustav za komunikaciju, tvrtka koja održava naše web stranice)
  • Sa sustavom e-Visitor, u skladu s propisima o pružanju usluge ugostiteljskog smještaja te načina vođenja popisa i prijave turista;

7. Prijenos osobnih podataka u treće zemlje

Vaše osobne podatke u određenim situacijama prenosimo u treće zemlje izvan Europskog gospodarskog prostora (EGP) kada je to nužno za pružanje naših usluga:

  • Kada koristimo alate za e-poštu, internu komunikaciju i uredske aplikacije, gdje određeni podaci mogu biti preneseni u SAD
  • Prilikom korištenja booking sustava za rezervaciju smještaja, gdje određeni podaci mogu biti preneseni u SAD
  • Kada omogućujemo chat komunikaciju na našoj web stranici, gdje određeni podaci mogu biti preneseni u Brazil
  • U svrhu digitalnog oglašavanja, gdje određeni podaci mogu biti preneseni u SAD

Kako bismo osigurali zakonit prijenos osobnih podataka u ove zemlje, oslanjamo se na Standardne ugovorne klauzule Europske komisije zajedno s dodatnim zaštitnim mjerama. Ovi mehanizmi pomažu u zaštiti vaših podataka u skladu s europskim standardima zaštite podataka.

8. Prava ispitanika i njihovo ostvarenje

Ispitanici imaju mogućnost ostvarenja prava na:

  • Pristup osobnim podacima 
  • Ispravak netočnih podataka 
  • Prenosivost podataka
  • Brisanje osobnih podataka 
  • Ograničenje obrade
  • Ulaganje prigovora na obradu osobnih podataka

Ostvarenje prava možete zatražiti:

  • slanjem maila našem službeniku za zaštitu podataka: dpo@ambasadorsplit.com  
  • slanjem zahtjeva na fizičku adresu: RETOI d.o.o., Trumbićeva obala 18, 21000 Split, 

Na sve zahtjeve se očitujemo u zakonskom roku od trideset dana.


Prigovor na određenu obradu možete uputiti nadzornom tijelu za zaštitu osobnih podataka: Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), na adresu: Selska cesta 136, 10 000 Zagreb; mail adresa: azop@azop.hr